Comprendre les enjeux de la facturation électronique sur ZEENDOC : 24h [ 4 ]

• Comprendre les enjeux de la facturation électronique et son impact sur l’organisation des processus internes
• Utiliser ZEENDOC pour capter, classer et indexer les factures électroniques et numérisées
• Mettre en place des circuits de validation adaptés aux processus de facturation
• Fiabiliser les données de facturation (index, contrôles, cohérence des informations)
• Garantir la traçabilité et la sécurisation des traitements des factures
• Organiser l’archivage des factures dans le respect des obligations réglementaires
• Préparer l’entreprise à l’évolution des flux de facturation électronique grâce à une GED structurée et pérenne

Jour 1 – Fondations de la facturation électronique avec ZEENDOC (8 h)

• Contexte réglementaire de la facturation électronique en France
• Différences entre facture papier, facture PDF et facture électronique structurée
• Place de ZEENDOC dans l’écosystème de facturation
• Rôle de la GED dans la sécurisation et la traçabilité des factures

2. Présentation de ZEENDOC orientée facturation (1 h)

• Architecture générale de la solution
• Espaces documentaires dédiés aux factures
• Typologies factures fournisseurs / factures clients
• Chaîne de traitement d’une facture dans ZEENDOC

3. Prise en main de l’interface et navigation métier (1 h 30)

• Connexion et profils utilisateurs (comptabilité, validation, contrôle, direction)
• Accès aux espaces factures
• Recherche simple et multicritère de factures
• Vues personnalisées pour le suivi de facturation

4. Capture et intégration des factures électroniques et numérisées (2 h)

• Import des factures par : dépôt manuel - scan - e-mail
• Intégration des factures PDF
• Gestion des lots de factures
• Principes d’OCR et de reconnaissance automatique des données de facturation
• Correction et validation des données reconnues

5. Indexation et structuration des données de facturation (1 h 30)

• TVA
• Règles d’indexation automatique
• Bonnes pratiques de structuration pour la facturation électronique
• Définition des index obligatoires pour les factures : fournisseur / client - numéro de facture

6. Consultation et exploitation des factures (1 h)

• Visualisation et contrôle des factures
• Recherche avancée pour contrôle et justification comptable
• Téléchargement et partage interne sécurisé

Jour 2 – Processus de traitement et validation des factures (8 h)

• Schéma type du cycle de vie d’une facture
• Répartition des rôles : comptabilité
• Bonnes pratiques d’organisation des circuits de traitement

8. Mise en place des workflows de validation de factures (2 h)

• Création de circuits de validation pour factures fournisseurs
• Paramétrage des étapes de contrôle
• Affectation des valideurs
• Gestion des rejets, corrections et relances
• Suivi du statut des factures

9. Gestion des droits et de la confidentialité des données de facturation (1 h 30)

• Groupes et profils utilisateurs
• Accès aux factures par périmètre
• Droits de consultation, modification, validation
• Sécurisation des documents sensibles

10. Cas pratique fil rouge – Traitement complet d’une facture fournisseur (2 h)

• Import d’un lot de factures
• Indexation automatique et contrôle
• Déclenchement du workflow
• Validation multi-acteurs
• Passage au statut « facture validée »

11. Cas pratique – Traitement d’une facture client (1 h)

• Classement et indexation
• Suivi du cycle de validation interne
• Mise à disposition pour contrôle et justification

12. Collaboration autour des factures (30 min)

• Commentaires internes
• Annotations pour le contrôle
• Historique des actions

Jour 3 – Conformité, archivage et pilotage de la facturation électronique (8 h)

• Paramétrage des types de documents « facture fournisseur » et « facture client »
• Paramétrage des index obligatoires
• Règles de classement automatique
• Paramétrage des modèles de workflow de facturation

14. Qualité et fiabilité des données de facturation (1 h 30)

• Contrôles de cohérence des données
• Gestion des erreurs d’indexation
• Harmonisation des référentiels (fournisseurs, clients)
• Préparation des données pour les systèmes comptables

15. Archivage électronique des factures et obligations réglementaires (1 h 30)

• Différence entre stockage et archivage
• Règles de conservation des factures
• Intégrité des documents
• Traçabilité et preuve en cas de contrôle
• Organisation des dossiers d’archivage

16. Traçabilité et suivi des traitements de facturation (1 h)

• Journal des événements
• Historique des validations
• Suivi des délais de traitement
• Justification des actions réalisées

17. Pilotage de l’activité de facturation (1 h)

• Suivi des volumes de factures
• Suivi des factures en attente
• Indicateurs de performance du processus de validation
• Identification des points de blocage

18. Atelier final – Construction d’un processus cible de facturation électronique (1 h)

• Création d’un espace facturation complet
• Paramétrage des types de factures
• Définition des index
• Mise en place d’un workflow réel
• Test du circuit sur un lot de factures
• Validation collective de l’organisation cible

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